Simültane çeviri siteminin salona toplantıdan en az birkaç saat önceden kurulmuş ve tüm testlerinin yapılmış olmasına özen gösteriniz.

Tercüman kabini iso standartların da olmalı ve kapısının kolayca kapana bilmesi, açıla bilmesi gerekmektedir. Havalandırması olması gerekir. Simultane kabini salonda konuşmacıyı ve var ise slayt gösterisini en iyi görecek şekilde yerleştirilmelidir.

Tercümanın dikkatini ve toplantının verimli geçmesi için 1 hafta önceden tercümanlara toplantının dokümanları verilmelidir

Simültane çeviri için gerekli kabin, mikrofon, kulaklık gibi donanımının yeni ve sağlam olmasına özen gösterilmelidir. Bosch Integrus simültane çeviri sistemleri dünyada en gelişmiş çeviri sitemleridir. Tüm dünyada en çok kullanılan ve talep edilen sitemdir.

Ses düzeni tercüman kabinini ve konuşmacıları görecek şekilde konuşturulmalıdır. Tüm katılımcıların duyabileceği şekil de hoparlör yerleştirilmelidir. Toplantı yapılan yerin ses düzeni simültane sisteme uyum sağlamaya bilir bu yüzden simültane kuran firmanın ses düzenini de kurmasın da fayda vardır.

Çevirmenlere sürekli ses iletimi sağlayabilmek için yeterli sayıda delege , el ve yaka mikrofonu bulunduğundan emin olunuz.

Bilinmesi gereken başka bir kuralda her otel veya kongre merkezinde şebeke elektriği değişkenlik göstermektedir bu da sisteme cızırtı ve kötü bir ses verebilir bunun önlenmesinde teknisyen ve teknikerlerin yeterli sayı da olup ve devamlı toplantıyı dinlemeleri gerekmektedir. Teknik personelin eğitimli ve teknik detaylar konusunda uzman olması son derece önemlidir.